Het plan is gebaseerd op het Compact Model (Compliance Partnership Customs and Trade) van de douane, een gemeenschappelijk kader voor risicobeoordeling van goederenstromen.

Stap 1: Oriënteren op de haalbaarheid. ‘Stel vast of je als bedrijf wel aan de formele eisen kunt voldoen. Is de hoofdzetel van het bedrijf eigenlijk wel in de EU gevestigd? Sommige bedrijven zijn bijvoorbeeld statutair in Zwitserland gevestigd.’

Stap 2: ‘Leg je bevindingen vast, documenteer alles wat je doet goed. Toon aan dat je alle risico’s hebt bekeken en afgewogen. Kopieer alle beschrijvingen en documenten.’

Stap 3: Inventariseren van rollen en belanghebbenden. ‘Het is van belang vast te stellen welke rol het bedrijf speelt in de logistieke keten. Een verlader moet aan andere eisen voldoen dan een expediteur. Dat lijkt simpel maar is het vaak niet. Sommige verladers verzorgen zelf het transport en doen ook een deel van de douane-afhandeling.

Soms weet de linkerhand niet wat de rechterhand doet.’

Stap 4 en 5: Identificatie en beoordeling van de risico’s. Onderdeel van het Compact Model is het document ‘normen en criteria’. Daarin staan potentiële risico’s omschreven. ‘Welke risico’s gelden voor jouw bedrijf? Hoe groot is de waarschijnlijkheid dat iets gebeurt en hoe groot is de impact?’

Stap 6: Opstellen van het risicomodel. ‘Hou een workshop met alle sleutelfiguren uit je bedrijf. Een magazijnmeester ziet andere gevaren dan een directeur. Bespreek de verwachte kans op en impact van een dreiging.’

Stap 7: Bepaal aanvullende maatregelen. ‘Je kunt vier dingen met risico’s doen. Aanvaarden, indekken, overdragen aan anderen of beëindigen. Hierbij is de kosten-batenanalyse belangrijk. Wat gaat het kosten, wat levert het op? Als een maatregel veel kost, maar de kans op een dreiging is klein, dan is hij misschien niet noodzakelijk.’

Stap 8: Vaststellen resterende risico’s en aanvraag AEO-status. ‘De resterende risico’s worden vastgesteld en geaccepteerd door de belanghebbenden. Daarna neem je als bedrijf een beslissing. Vragen we die status wel of niet aan?’

Stap 9: Begeleiden aanvraag en aanvullende maatregelen implementeren. ‘Bepaal de onderhandelingspositie van het bedrijf, bereid de bespreking met de douane goed voor. Je gaat een gesprek aan met de douane waarin je uitlegt waarom je bepaalde risico’s niet hebt afgedekt. Eigenlijk gaat het bij de hele kwestie om vertrouwen. Vertrouwt de douane je bedrijf wel of niet?’

Stap 10: Evaluatie en sturing. ‘Zorg dat je de zaken op orde houdt. Laat de boel niet verslappen. Iedere drie jaar houdt de douane een audit waarbij gekeken wordt of de status behouden blijft.’

Malini Witlox