De schrik zit er bij het bedrijfsleven goed in, zeker in het oosten des lands. Moet een ondernemer in pakweg Overijssel dadelijk uren wachten totdat de douane eens langskomt voor een controle? Scherpere controles op veiligheid aan de buitengrenzen, verregaande automatisering van de douaneprocedures en vrijwel volledige certificering van het bedrijfsleven: dat zijn grofweg de redenen voor de reorganisatie die de Belastingdienst Douane in november aankondigde. De kantoren in het binnenland worden gesloten, die aan de buitengrenzen (voornamelijk de mainports Rotterdam en Schiphol) versterkt. De reorganisatie is het sluitstuk van een proces dat al in het vorige decennium werd ingezet: in de loop der jaren zijn al vele binnenlandse kantoren gesloten. Helemaal als een verrassingkwam de aankondiging van de Belastingdienst voor het bedrijfsleven dan ook niet. ‘Het proces van concentratie bij de douane is al enige tijd aan de gang. Bedrijven zijn er natuurlijk niet blij mee als er een kantoor verdwijnt.

Maar als je dat kan oplossen met geautomatiseerde systemen in combinatie met facilitatie en vereenvoudigde regelingen, dan valt er mee te leven. Achteraf is het soepel verlopen’, zegt Liesbeth Slappendel, directeur van expediteursorganisatie Fenex.

Toch is het dit keer anders. Verbazing is er niet zo zeer over de richting die de douane volgt, als wel over de stelligheid over de mate waarmee en het tempo waarin de dienst het douanewerk in het binnenland ziet afnemen. ,,De douane zegt met zoveel woorden dat het werk in het binnenland gaat verdwijnen. Daar zet ik heel grote vraagtekens bij.” De douane heeft vijf jaar uitgetrokken voor de reorganisatie. In 2012 moet die zijn voltooid. Maar, zegt Willy Rovers, lid van het managementteam van de Belastingdienst en daarin verantwoordelijk voor de douane: ‘Als blijkt dat het iets langer duurt, dan is dat niet erg. We zullen de tijd pakken die nodig is. Het is een proces: sommige dingen zullen langzamer moeten, andere weer sneller blijken te kunnen. In ieder geval zullen we het in overleg doen en het tempo aanhouden dat het bedrijfsleven kan bijbenen.’ Want er komt nogal wat af op het bedrijfsleven. Sleutelwoorden daarbij zijn certificering en facilitatie. Bedrijven die aan bepaalde eisen voldoen, komen in aanmerking voor vereenvoudigde procedures en een minder streng controleregime. Uitgangspunt daarbij is de instelling van de Authorised Economic Operator (AEO) of ‘erkende operator’ per 1 januari 2008 in de Europese Unie. (zie volgende bladzijden) ‘In Nederland gaan we daarmee nog een stapje verder’ zegt Rovers.

‘Ondernemingen hebben zelf al veel waarborgen en interne controles in hun bedrijfsvoering ingebouwd. Denk bijvoorbeeld aan de ISO-certificering. Ook moeten ze al voor andere controle-instanties aan veel eisen voldoen. Daardoor is er al een goed zicht op de procedures en de goederenstromen. We willen als douane meer gebruikmaken van wat er al is. Wat we willen voorkomen is dat we allerlei nieuwe belemmeringen gaan opwerpen.’

Inmiddels lopen er pilots bij ondernemingen waarbij douane met bedrijfsleven die certificering meer vorm proberen te geven. De belangstelling uit de expeditie sector voor die projecten is groot, merkt Slappendel van de Fenex. ‘Onze leden zijn hevig geïnteresseerd in alles wat met AEO en facilitatie te maken heeft. Op dit moment is nog onduidelijk hoe een en ander daadwerkelijk wordt ingevuld.’ De hamvragen zijn: wat wordt er van mij verwacht, hoeveel moet ik daar in investeren, en wat krijg ik er voor terug? ,,Let wel: het AEO-schap is geen verplichting’, merkt Slappendel op. ‘Bedrijven maken de afweging: zijn het de kosten waard. Bij onze achterban is die bereidheid er zeker: wij als expediteurs zullen wel moeten, anders kunnen we geen zaken doen met klanten die wél zijn gecertificeerd. Maar ik heb geen idee hoe de urgentie bij het verladende bedrijfsleven wordt gevoeld. Als jij een klein import- of exportbedrijf hebt en het luistert niet zo nauw of je spullen wat langer onderweg zijn, waarom zou je dan de kosten en de administratieve rompslomp er voor over hebben. Daarom weet ik zo net nog niet of het bedrijfsleven massaal aan het certificeren slaat.’ De douane is minder sceptisch. De dienst gaat er van uit dat ergens tussen 2010 en 2012 zo’n 90 procent van de goederenstroom is gecertificeerd. Is dat niet wat al te optimistisch?

‘Ervaring uit het verleden leert dat als je eenmaal ergens mee begint, het heel snel kan gaan’, antwoordt Rovers. ‘Dat zagen we ook bij de invoering van Sagitta en NCTS. Het moet natuurlijk wél een win-winsituatie zijn, maar als bedrijven de voordelen zien, gaan ze mee.’

Die voordelen moeten zijn: minder fysieke controles, en in het geval dat die toch nodig zijn, zoveel mogelijk ingepast in de logistieke keten. Rovers: ‘Er zal altijd controle op zendingen blijven, ook in de toekomst. De aard ervan verandert wel: we gaan meer controleren of bedrijven hun verplichtingen als gecertificeerd AEO’er nakomen, en minder of het aantal opgegeven doosjes wel precies klopt. Over het algemeen zal voor gecertificeerde bedrijven dat soort fysieke controles in aantal afnemen.’ Minder controles, maar toch: controles. Hoe gaat dat als de douane dadelijk alleen nog maar aan de buitengrens zit? Slappendel: ‘Wij willen die zo min mogelijk op de terminals in de haven en op de luchthaven. Als je daar een container moet opentrekken om te kijken wat er in zit, is dat echt een verstoring van het logistieke proces, met alle kosten van dien. Doe dat zoveel mogelijk waar die wordt geladen en gelost.’ Maar dat is in veel gevallen in het binnenland. Slappendel wijst erop dat het Europese Douanewetboek (CDW) de mogelijkheid om controles te verleggen. ‘Dat is heel belangrijk voor ons. Ik kan me toch niet voorstellen dat men douanebreed voor heel het bedrijfsleven in Nederland een mogelijkheid die geboden wordt in het CDW de nek omdraait.’ Daar is geen sprake van, zegt Rovers.

De douane wil die controles in het binnenland uitvoeren met ‘mobiele brigades’, eerst vanuit vier logistieke knooppunten (Oldenzaal, Duiven, Venlo en Hazeldonk) die vooralsnog aangehouden worden, later wellicht vanuit de buitengrens. Slappendel heeft haar twijfels: ‘Je kunt wel zeggen: de douane komt naar je toe, maar hoe doe je dat vanaf Rotterdam of Amsterdam naar Venlo of Groningen? Met al die files?’ ‘We zullen die controles in het binnenland op een effectieve en efficiënte manier uitvoeren en daarvoor de middelen en de mensen beschikbaar stellen die nodig zijn’, verzekert Rovers. ‘Het is niet de bedoeling dat men uren op de douane moet zitten wachten. We zijn er altijd vanuit gegaan dat we het logistieke proces zo weinig mogelijk verstoren en dat zal ook in de nieuwe situatie zo zijn.’ Controles aan de buitengrenzen, dus ook op de terminals in de haven en in afhandelingsloodsen op luchthavens, zijn echter niet te vermijden, aldus Rovers. ,,Versterking van de buitengrenzen is Europees beleid, daar moeten we aan voldoen. We zijn nu eenmaal een handhavingsinstantie. Maar ook daar letten we op de logistiek en zetten we de modernste middelen in.’ Veel kleiner zal de douane per saldo niet worden door de reorganisatie, zegt Rovers. ‘We denken dat we het met de huidige formatie kunnen doen. De mensen die we aan de buitengrens meer nodig hebben, kunnen we uit het binnenland halen. Misschien kunnen we door de verdergaande automatisering iets kleiner worden, want – nogmaals – we hebben de mensen niet nodig voor fysieke controles.’

Slappendel moet het nog zien. Verdwijnen uit het binnenland plus meer veiligheidscontroles aan de buitengrens en tegelijkertijd volhouden dat de facilitatie op hetzelfde peil blijft: dat staat op gespannen voet met elkaar. ‘We maken ons grote zorgen over het serviceniveau van de douane. Het punt is: nu verloopt het douaneproces in Nederland redelijk efficiënt. Meer facilitatie dan we nu hebben kan haast niet. In Nederland liepen we daarin voorop, maar nu gaan we binnen Europa naar de grootste gemene deler. Het wordt voor iedereen allemaal veel moeilijker, maar voor AEO’ers iets minder moeilijker dan voor anderen. Volgens mij is dat de boodschap.’ Meedenken, meepraten en de kwestie kritisch blijven volgen, dat is wat de expediteursorganisatie te doen staat, zegt Slappendel. En afwachten. ‘Nog een aanslag en de wereld ziet er al heel anders uit. Dan gaan we naar 100 procent controle toe, iets waar de Amerikanen nu al naartoe werken. Dan kunnen we die facilitatie helemaal wel op onze buik schrijven.’