Het werk van de scheepsagenten begint bij de klant of rederij die aangeeft dat een schip bijvoorbeeld Rotterdam aandoet. De scheepsagent vertegenwoordigt de rederij in een haven en regelt alles wat er geregeld moet worden. Niet alleen voordat een schip de haven in komt varen, maar ook tijdens en na de operatie. Het agentschap informeert van tevoren de havenautoriteiten en de douane, maar ook de immigratie over de bemanning aan boord. Middels het Port Community System, Portbase, communiceert Inchcape met overheidsinstanties. Er moeten loodsen en sleepboten geregeld worden en dat proces start bij de scheepsagent. Het agentschap geeft daarnaast aan wat het schip komt doen (lossen, laden of allebei), naar welke terminal(s) het gaat, wat de diepgang van het schip is en hoeveel bemanning er aan boord zit. Zeevaart: ‘Het contact met de terminals en ladingbelanghebbenden is belangrijk. Aan de hand van deze informatie en bijvoorbeeld de beschikbaarheid op de terminal weten wij of het schip naar binnen mag komen.’ Voor olieproducten geldt dat het soms afhankelijk is van wat de ontvangers willen: of ze het product willen opslaan in een tank of toch nog even wachten tot de olieprijs beter is om te verhandelen. ‘Zeker als de markt fluctueert, kunnen ze best wel eens dagen, weken of zelfs maanden wachten met het schip tot het naar binnen mag komen.’ De instanties worden in zo’n geval geïnformeerd dat het schip buiten moet blijven.

De tekst loopt door onder de afbeelding.

Michiel Zeevaart van Inchcape Shipping Services
Michiel Zeevaart, country manager Nederland en België (Inchcape Shipping Services)

Potgrond

Bovendien regelt het agentschap veel voor de bemanning op het schip zelf, zoals alle grensformaliteiten, mogelijke afspraken bij de tandarts of de dokter en eventueel een hotel. Zeevaart zegt dat er momenteel veel Covid-testen geregeld worden voor bemanningsleden. Maar ook ‘bijzondere’ aanvragen. ‘Laatst wilde een kapitein vier zakken potgrond om zijn plantjes aan boord te verplanten. We regelen alles in het belang van het schip en onze klant.’ Een scheepsagent is eigenlijk 24 uur per dag beschikbaar, want de scheepvaart stopt niet.

Douanestatus

Zeevaart is als country manager Nederland en België verantwoordelijk voor de mensen op de werkvloer en zorgt ervoor dat zij hun taken en verantwoordelijkheden zo goed mogelijk uit kunnen voeren. Hij heeft dagelijks contact met het hoofdkantoor in het Verenigd Koninkrijk. Van Dam heeft als operations manager veel met de brexit te maken. ‘We hebben veel verschepingen van het VK en terug, waaronder schepen die om de week heen en weer varen naar Fawley.’ Aan de ene kant is er dus sprake van verandering nu de brexit een feit is, maar aan de andere kant ook weer niet. Inchcape regelde al veel lading naar andere landen buiten Europa, zoals Afrika, de Verenigde Staten en Rusland. Het is nu vooral zaak om goed op te letten als lading uit het VK komt. Bij deze lading moet nu, na de brexit, een andere status worden aangegeven via Portbase: die van ‘non-European community goods’. De gewoonte dat Engeland ‘Europees’ is, moet er uitgeslepen worden. Als Europese lading per ongeluk de status ‘geen EU-lading’ krijgt, kan dit later nog makkelijk worden aangepast naar ‘wel-EU lading’, maar andersom is dit een stuk lastiger, zegt Zeevaart. ‘Door de systemen is dat niet zo makkelijk terug te draaien. De verkeerde status is dan al aangegeven bij de douane en langs zoveel verschillende schijven gegaan. Om dat weer in orde te krijgen, is veel handmatig werk nodig en daarbij dienen wij bewijsmateriaal te overleggen om de juiste douanestatus aan te tonen. Dat kost een hoop tijd en moeite.’

Kevin van Dam Inchcape Shipping Services
Kevin van Dam, operations manager Nederland (Inchcape Shipping Services)

Tussen wal en schip

Een scheepsagent heeft een coördinerende functie. Vaak is er al contact met het schip voordat het uit de vorige haven is vertrokken. De informatie die de agent van de terminal krijgt, wordt doorgespeeld aan klanten, toeleveranciers (bunkers bijvoorbeeld) en afvalinzamelaars. Van Dam stemt de hele dag met alle partijen af om ervoor te zorgen dat het schip op tijd vertrekt en dat alles aan of van boord is voordat het schip vertrekt. ‘Ik sta tussen wal en schip’, lacht Van Dam.

Portbase

De werkzaamheden van Van Dam zijn na de brexit niet heel erg veranderd. ‘Door het werken met Portbase is het twee andere klikjes in het systeem. Maar het blijft wel goed opletten. Er zijn regelmatig bijeenkomsten over Portbase, waarbij veel agentschappen aanwezig zijn en waarin besproken wordt wat er goed gaat en wat er beter kan. Zo wordt er besproken of er nieuwe wetgeving vanuit bijvoorbeeld de douane of de havendienst van kracht wordt, en hoe dit toepasbaar te maken is in Portbase. Voor de agenten is het vooral belangrijk dat zij snel kunnen werken met het systeem.’ Zeevaart: ‘Als het vijf minuten duurt om twee dingetjes te veranderen terwijl het volgens ons in twee minuten zou moeten kunnen, gaan we daarover in gesprek met Portbase.’ Zeevaart vindt het fijn dat die open communicatie mogelijk is en geeft Portbase een compliment dat het werkt, ondanks alle veranderingen in wet- en regelgeving. ‘Al is er altijd ruimte voor verbetering.’

2017

Toen de brexit werd aangekondigd, in 2017, dacht Inchcape dat er een lastige tijd aan zou komen, omdat er nog veel onduidelijk was. Maar nu de brexit alweer even een feit is, zijn er nog geen grote problemen ontstaan. ‘Voor ons, met de ladingstromen zoals natte en droge bulk die wij behandelen, brengt de brexit niet veel veranderingen in onze werkzaamheden met zich mee.’