De exporteur moet volgens het Europees douanerecht een contractpartij zijn die is gevestigd in het douanegebied van de EU.  Dit dient een rechtspersoon of een vereniging van personen te zijn in het douanegebied van de EU die: Statutair gevestigd moet zijn; of Het hoofdbestuur moet hebben; of Een vaste inrichting moet hebben, waarmee wordt bedoeld, dat het een vaste vestiging moet zijn waar de noodzakelijke menselijke en technische middelen permanent voorhanden zijn en van waaruit douanetransacties geheel of gedeeltelijk worden uitgevoerd.

Het slechts hebben van een btw-nummer, een filiaal of een fiscale vertegenwoordiger is niet voldoende om gevestigd te zijn in de EU.  Er zal voldaan moeten worden aan één van de hierboven gestelde eisen. In het geval dat er sprake van wederuitvoer van goederen afkomstig buiten de EU, waarbij deze goederen tijdelijk worden opgeslagen in een douane-entrepot als niet-Unie en vervolgens een bestemming krijgen buiten de EU, dan geldt de eis dat de exporteur in de EU gevestigd moet zijn niet. Echter in een situatie als deze kan het niet in de EU gevestigde bedrijf toch als exporteur worden aangemerkt.

Deze strengere handhaving heeft uiteraard gevolgen voor leveringen, waarbij verkoper en koper gebruik maken van de Incoterm Ex Works en de goederen worden geleverd door een bedrijf dat binnen de EU is gevestigd aan een niet binnen de EU gevestigd bedrijf. De buiten de EU gevestigde koper is verantwoordelijk voor de uitklaring voor uitvoer, maar deze kan vanaf 1 januari 2021 niet langer meer optreden als exporteur.

Er zijn hiervoor twee mogelijke oplossingen te bedenken, namelijk: het wijzigingen van de Incoterm of het laten optreden van een derde partij als exporteur. In het eerste geval kan de Incoterm Ex Works worden gewijzigd in FCA (Free Carrier). Bij deze oplossing is de verkopende partij verantwoordelijk voor de uitvoerformaliteiten.

Het alternatief is een derde partij, die bereid is om als exporteur op te treden. De meest voor de hand liggende optie, waarnaar tevens het douanehandboek verwijst, is hiervoor een logistiek dienstverlener of een douane-expediteur in de arm te nemen. Het optreden door een expediteur in de hoedanigheid van exporteur brengt wel de nodige verplichtingen betreffende sanctiewetgeving met zich mee. Een voorbeeld hiervan is de regelgeving met betrekking tot dual-use goederen en de degene die als exporteur optreedt. Als dat een expediteur is, draagt die zelf de verantwoordelijk om te zorgen dat aan alle bepalingen wordt voldaan en in het geval van een overtreding van de sanctiewetgeving is deze hiervoor aansprakelijk.

Het is daarom voor logistiek dienstverleners aan te raden om in deze gevallen aanvullende afspraken te maken en deze vast te leggen in een overeenkomst. De Fenex heeft hiervoor modelovereenkomsten opgesteld. Wel is tevens van belang voor een logistiek dienstverlener in de rol van exporteur is een goede risicoanalyse.

Punten van aandacht zijn daarbij: Wie is mijn klant? Is het een bekende klant? Hebben wij met deze klant een vast contract of een SLA? Hebben wij met deze klant een aanvullende overeenkomst opgesteld? Waar gaan de goederen heen? Wat voor goederen zijn het en wat zijn de specifieke risico’s hiervan? Kunnen deze ook voor andere doeleinden worden gebruikt (dual use)? En zijn er uitvoerbeperkingen van toepassing? De antwoorden op die vragen dienen vervolgens vast te worden gelegd in een omvangrijk dossier.