De administratieve eisen en het bijbehorende papierwerk voor gevaarlijke en afvalstoffen zijn omschreven in Europese regels. Maar voor containers met niet-gevaarlijke stoffen moesten schippers ook papierwerk bij zich hebben vanwege eventuele controles. Zo wil de politie nog wel eens aan boord komen op grond van de Europese Verordening 11, bijvoorbeeld voor de opsporing van criminaliteit. Een schipper moet dan van alle individuele containers kunnen laten zien waar ze vandaan komen, waar ze heen gaan, wat er in zit en wat het gewicht bedraagt.

Logistieke keten

‘De logistieke keten is steeds digitaler, terminals en opdrachtgevers werken niet meer met papieren documenten. Dus om al het papierwerk aan boord te hebben voor die goederen kost heel veel tijd en energie. Om dat te verkrijgen moet je achter de klanten aan, en hun klanten. Want als jij als schipper geen document kunt overhandigen, heb je een boete of een berisping aan je broek hangen. Voor iedere container heb je een apart document nodig. Dat zijn dus stapels aan papier waarbij de schipper en de operator zelf moeten controleren of de administratie compleet is’, legt Frank Reijerse van LINc uit.

Als schipper geen document kan overhandigen, heeft hij een boete of een berisping aan zijn broek hangen.

‘Dat kost veel tijd en energie. We zijn onderdeel van een complexe keten met veel schakels. Het kan best zijn dat de opdrachtgever van de barge niet degene is die bijvoorbeeld de douane inklaring heeft gedaan. Of dat de opdrachtgever van het transport niet over de juiste handelsdocumenten beschikt. Een algemene omschrijving, zoals huishoudelijke goederen, is voor ons voldoende voor het transport. Wij kunnen zelf toch niet in de afgesloten container kijken om te controleren of de omschrijving klopt. De enige reden dat je die papieren aan boord meevoert, is vanwege de kans op controles. Na de vaart kun je de doos met papier weggooien.’. Voor ADN- en afvalstoffencontainers ligt dit uiteraard anders maar daar is ook duidelijke wet- en regelgeving die bepaalt welke informatie aan boord moet zijn en in welke vorm.

Papierarm

Om die papieren rompslomp te verminderen is LINc, het samenwerkingsverband van barge- en inlandterminal operators van het CBRB en VITO, het project ‘Papierarm varen in de containerbinnenvaart’ gestart. Hierbij kan de schipper alle benodigde informatie digitaal tonen en indien nodig uitprinten. Er wordt gebruikgemaakt van de bestaande IT-infrastructuur tussen barge operators en de schepen. Die is aangepast om ook de niet-gevaarlijke stoffen door te kunnen melden. Reijerse: ‘Daardoor hoef je niet opnieuw alles in te voeren. We vermelden de goederenomschrijving, het gewicht en de terminal van vertrek en aankomst. Gelijk aan de vervoersopdracht van de opdrachtgever.’

Via het systeem ontvangt de schipper de informatie rechtstreeks van de operator, die het weer van de klant heeft ontvangen. Een schipper kan in één oogopslag zien of de lijst compleet is. Zo niet, dan kan hij even bellen met de operator zodat het aangevuld wordt. Ook de operator kan vanaf kantoor al bekijken of de lijst compleet is.

IT-infrastructuur

‘De kracht van de oplossing is niet dat we iets nieuws hebben bedacht, maar dat we voortborduren op iets dat al bestaat’, zegt Reijerse. ‘De bestaande IT-infrastructuur is aangepast zodat we ook de informatie van niet-gevaarlijke containers digitaal aan boord van het schip kunnen krijgen. Operationeel verandert er weinig. De operator hoeft niet in te loggen op een extra systeem, maar kan de gegevens met één druk op de knop doorsturen naar het schip.’

Het uitwisselen gaat via de Electronic Data Interchange (EDI) connectie. Dat is een wereldwijde standaard voor de elektronische uitwisseling van bepaalde bedrijfsdocumenten, zoals orders, rekeningen en bepaalde berichten of bevestigingen. Die toepassing werd al gebruikt om informatie over de containers met gevaarlijke stoffen door te sturen naar het schip en uiteindelijk de vaarwegbeheerder.

Barge operators

Reijerse: ‘Alle barge operators en schepen hebben al zo’n elektronische data-uitwisseling om informatie vanuit het ene systeem naar het andere te sturen, bijvoorbeeld om containers met gevaarlijke stoffen op de juiste posities te kunnen laden in verband met de samenladingsvoorschriften. Maar de gebruikte software systemen hadden nog niet de mogelijkheid om de goederenomschrijving van niet-gevaarlijke goederen door te sturen en te ontvangen.’

Vanwege het project is die aanpassing nu wel gemaakt. ‘Op het moment dat de barge operator de goederenomschrijving van een niet-gevaarlijke container instuurt, komt die informatie ook automatisch op het schip binnen. Zodra een inspecteur gegevens wil inzien, kan hij dat in de computer bekijken. We hebben een printmogelijkheid met een timestamp gemaakt voor aan boord. Het Openbaar Ministerie werkt immers nog met papieren dossiers. Dus voor een eventuele bewijslast is het altijd mogelijk een hard copy te draaien’, legt Reijerse uit.

Voor een eventuele bewijslast is het altijd mogelijk een hard copy te draaien.

Niet de juiste plek

Eigenlijk vindt LINc dat politiecontroles aan boord niet op de juiste plek in de keten gedaan worden. ‘Het is leuk dat de controles aan boord plaatsvinden, maar feitelijk kun je er niets mee als inspecteur. De container staat ergens drie hoog en vier achter op een schip. Als je iets constateert, kan de controle pas echt plaatsvinden op een logistiek rustpunt, zoals een terminal of het afleveradres van de lading. Je kunt nooit aan boord een container openmaken. Je kunt hem wel laten blokkeren op een terminal, net zoals bijvoorbeeld de douane doet.

En om de schipper helemaal te ontlasten, zou de overheid eigenlijk gebruik moeten maken van de informatie die al beschikbaar is in de systemen van de andere overheidsdiensten. ‘De douane beschikt bijvoorbeeld over alle informatie van in- en uitvoer, het merendeel van onze lading bestaat uit maritieme im- en exportcontainers’, weet Reijerse. ‘De informatie van de douane zou in dit perspectief een waardevolle aanvulling zijn. Maar dat is wettelijk beschermd. Daar hebben ILT en de politie helaas geen inzicht in.’

Ouderwets papierwerk

De grootste stap die is gezet tijdens het project is ervoor zorgen dat de overheid het accepteert en er intern aan meewerkt dat de informatie digitaal in te zien is. En het niet langer verplicht stelt via ouderwets papierwerk. ‘Als de informatie maar zichtbaar en uitleesbaar is, dan maakt het niet uit of het op een iPad staat of een papiertje. Een document is immers ook niet meer dan een print van informatie uit een systeem’, vindt Reijerse. ‘Bij de overheid staan digitalisering en het delen van data steeds hoger op de agenda. Ook het accepteren van de terminallocaties als laad- en losadres in plaats van de oorspronkelijke afzender en ontvanger heeft sterk bijgedragen aan het uiteindelijk slagen van het project.’

Bij de overheid staan digitalisering en het delen van data steeds hoger op de agenda.

Het project is begin dit jaar gestart met drie schepen waarbij de software is aangepast. Daar zijn gericht controles op afgestuurd om te kijken hoe dat in zijn werk gaat en of ze aan de eisen voldoen. Daarna is de proef opgeschaald naar achttien schepen. ‘Alles is positief verlopen. Nu staat de deur open voor alle containerschepen en barge-operators om mee te doen. Dat houdt in dat zij moeten zorgen dat de boordsoftware up-to-date is en dat hun walsystemen aangepast zijn om de bijgewerkte EDI-berichten te kunnen versturen’, vertelt Reijerse.

Opschalen

‘De deelnemende schippers, barge-operators en controlerende overheden hebben allemaal aangegeven dat het hen veel tijd scheelt. De barge-operator hoeft niet meer alle individuele documenten op te sparen, de schipper hoeft niet meer te controleren of alles daadwerkelijk aan boord is en de controlerende overheden hoeven ook niet meer door de hele stapel te ploegen. Die kunnen gewoon in het systeem kijken. Iedereen is er dus blij mee. Nu is het zaak om verder op te schalen, zodat dit de nieuwe standaard wordt.’