Het Centraal Boekhuis is eigendom van de deelnemende uitgeverijen en boekhandelaren. Het geinvesteerd vermogen is ongeveer 50 miljoen gulden en de exploitatiekosten bedragen 49 miljoen. Elk van beide groepen heeft de helft van het aandelenkapitaal in handen, wat een tamelijk unieke situatie is. “Wij zijn een dienstverlenende instelling voor het vak” , zoals R. Geerts – hoofd van het distributiecentrum – het uitdrukt. “Het vak, dat zijn de boekhandel en de uitgeverijen. Een vrij traditioneel ingestelde groep.”
De behoudende instelling van deze twee staat een uiterst geavanceerde goederenstroombeheersing allerminst in de weg. Dit is geen overbodige luxe, want het Centraal Boekhuis kan beschouwd worden als een groothandel met een assortiment van 60.000 produkten. Geen bestelling is te groot of te klein. De maximale levertijd is twee etmalen, terwijl het aantal fouten tot 0,15 procent van het totaal aantal boeken beperkt blijft (het Centraal Boekhuis telt alleen bij de uitslag). De opslagkosten komen niet boven de fl 1,85 per pallet per week uit.
Het Centraal Boekhuis heeft in de meeste gevallen de complete voorraad van de uitgeverijen in opslag. De gemiddelde waarde daarvan bedraagt zo’n 550.000.000 gulden. Deze boekenvoorraad blijft eigendom van de uitgeverijen. De omloopsnelheid varieert sterk. Goed verkopende titels verblijven er maar kort: de verhouding snel/langzaamlopende titels ligt in de buurt van de 80/20. Toch staan er in de overflow al langere tijd zo’n 5000 pallets – voor een deel al sinds 1987 – op een bestelling te wachten.
Zoals gezegd kent het Centraal Boekhuis geen minimale of maximale bestellingsomvang. Boekenclubs als de ECI of grote afnemers als de Bijenkorf bestellen palletladingen tegelijk, maar de boekhandel kan ook voor orders van e’e’n of twee boeken aankloppen. Met name voor de grotere orders is men al in de jaren ’70 direct vanuit de bulkopslag gaan leveren. Bestellingen met een minimum omvang van dertien liter – de inhoud van e’e’n doos – komen uit het hoogbouwmagazijn.

Gecompliceerd

De consequentie hiervan is dat de titels voor dezelfde afnemer uit meer magazijnen afkomstig kunnen zijn. Dit maakt de goederenstroom extra gecompliceerd. “Wij hangen de filosofie aan dat het zinvol is om zoveel mogelijk parallelle stromen te cree”ren” , aldus Geerts. “De kwetsbaarheid van een serie”le produktie is in de loop der jaren afdoende aangetoond en zeer ongewenst gebleken.”
Deze filosofie krijgt gestalte in de structurering van de op- en overslag. Het Centraal Boekhuis beschikt zowel over een geautomatiseerd hoogbouwmagazijn (lengte: 120 meter, breedte: 20 meter en hoogte: 34 meter) met vijf gangen voor de bulkopslag, als over een zogeheten handmagazijn, waar de fijndistributie plaatsvindt. De computer bepaalt of en hoeveel boeken naar het ene, dan wel het andere magazijn gaan – of naar beide. Het toewijzingsbeleid is op de ABC-analyse gebaseerd, waarover verderop meer. Bij de inslag worden het aantal pallets en/of boeken en het formaat, gewicht (voor de fijndistributie) en andere identiteitskenmerken van de boeken in de computer ingevoerd. Bij herdrukken kunnen aanvullingen en verbeteringen worden aangebracht, zodat de record weer compleet en waarheidsgetrouw is.
In uitgaande richting zijn er aparte stromen voor snellopers, aanbiedingen en de Bruna-winkels. Voorts is er nog een overflow met circa 25 gangen en een speciale afdeling voor de afwijkende formaten met acht gangen. Want het boekenvak trekt zich van standaardisatie maar weinig aan. In alle gevallen loopt er een aantal parallelle stromen naar en van deze magazijnen. Het totale magazijnoppervlak bedraagt 26.900 vierkante meter.
In totaal heeft het Centraal Boekhuis zo’n 450 mensen in vaste dienst, aangevuld met een zestigtal oproepkrachten. Bovendien is er nog de Vervoerscentrale met bijna 95 personeelsleden. Hoewel nauw met het Centraal Boekhuis verbonden, is de Vervoerscentrale tamelijk autonoom. In het verleden waren de twee zelfs enige tijd op verschillende adressen ondergebracht: het Centraal Boekhuis aan de Amsterdamse Jan van Galenstraat, het Vervoerscentrum in Zwanenburg. Dat was bijzonder onpraktisch.

Rampjaar

Overigens bestond het Centraal Boekhuis toen al lang; het is circa 120 jaar geleden aan de Herengracht als distributiecentrum opgericht. De verhuizing van beide bedrijfsdelen naar Culemborg vond in 1974 plaats. Geerts: “1974 was een rampjaar voor het boekenvak doordat het Centraal Boekhuis niet goed functioneerde. Veel zendingen kwamen niet op tijd of op de verkeerde plaats terecht” . Een grondige reorganisatie bleek noodzakelijk; ook de top van het bedrijf ontkwam hier niet aan. Gedurende diezelfde periode nam het Centraal Boekhuis de werkzaamheden van een aantal andere distributiecentra over, zoals van Elsevier, Bruna of UDC.
In hoeverre was er toen al sprake van automatisering? De administratief- organisatorische kant was geautomatiseerd, maar de verwerking binnen de magazijnen was nog volledig handwerk. De omzet beliep toen zo’n vijf miljoen boeken, tegen 38 miljoen nu. In die tijd was er een in meerdere etages uitgevoerd magazijn, waar boekenkasten in hoeken van negentig graden stonden opgesteld. Daar liepen mensen dag in, dag uit met stapels boeken te sjouwen. Deze orderpickers deden niets anders dan genummerde bakken vullen aan de hand van bestellijsten, met alle onnauwkeurigheden van dien. “In dat jaar schommelde de kans op fouten rond een schrikbarende e’e’n procent” , herinnert Geerts zich.
In 1977 volgde de inrichting van het handmagazijn. Hier lopen 24 railgebonden kranen in even zovele gangen, die op 80.000 lokaties bij elkaar 60.000 titels bevatten; nagenoeg het complete Nederlandse titelbestand. Het orderpicken gebeurt hier met de hand en telkens voor acht klanten tegelijk. ’s Nachts – wanneer er wordt ingeruimd – worden de kranen voor circa vijftig procent benut. Maar overdag – bij het orderpicken – voor de volle honderd procent.
Aanvankelijk werden de boeken na binnenkomst van de pallets gehaald en in grijze bakken geplaatst. Op het moment dat zij de plaats van bestemming bereikten, werden de boeken er weer uitgehaald. Omstreeks 1984 schafte men die werkwijze af. Sindsdien krijgen deze bakken adreslabels en worden, al naar gelang het snel- of langzaamlopende titels zijn, in aparte stellingen geplaatst.

Harmonika-model

Het Centraal Boekhuis werkt daartoe met een ABC-analyse. Snellopende titels vallen in de A-categorie. Elke keer wanneer een uitgever een nieuwe oplage onderbrengt, wordt steeds opnieuw bepaald in welke categorie een boek valt. Voor elke titel zijn in principe drie afgebakende zones binnen de voor deze categorie aangewezen stellinglagen of regels beschikbaar. Dit aantal kan zonodig worden verdubbeld door de opslaggebieden in de stellingen in horizontale en/of verticale richting uit te breiden. Voor de B-titels geldt hetzelfde, maar voor de slow- moving C-titels zijn slechts in vakken opgedeelde planken beschikbaar. De indeling wordt door de computer geregeld.
Bij het orderverzamelen op de twintig niveaus doen de kranen, op hun weg naar achteren toe, uitsluitend de onderste helft aan. Tijdens de retourbeweging komt de bovenste helft aan de beurt. In beide gevallen staan de slow-movers aan de uiterste boven- en onderkant van zo’n helft opgesteld. Daar boven of onder volgen de titels met B- kwalificatie. Alleen de lagen vijf en zes, alsmede vijftien en zestien bevatten de snellopende titels. Het aantal verticale kraanbewegingen wordt op deze wijze tot een minimum beperkt.
Het is altijd zaak om per bestelde regel zoveel mogelijk boeken tegelijk te pakken. Volgens Geerts werkt het Centraal Boekhuis zoveel mogelijk met regelwaarden, die in het laagseizoen rond de 1,6 en tijdens het hoogseizoen om en nabij de 4,5 schommelen. Zo’n regelwaarde geeft aan hoeveel maal een boek per batch wordt gepickt. De opdracht daartoe is afkomstig van de bestellijsten van de boekhandelaren.
Voorts is de titelverdeling zodanig, dat de 24 gangen gemiddeld genomen per dag eenzelfde aantal boeken uitleveren. Mede dank zij de doordachte structurering van dit handmagazijn is de doorlooptijd maximaal 48 uur; een cijfer, dat voor het gehele bedrijf geldt.
Zoals gezegd vertoont het uitleveringspatroon grote fluctuaties. Vooral in de zomer – wanneer de schoolboeken klaar staan -, alsmede tegen het einde van de week – wanneer de boekhandelaar zijn bestellingen voor de zaterdag in huis wil hebben -, is er sprake van hoge pieken. Ter illustratie: in de kalmste weken levert het Centraal Boekhuis zo’n 50.000 boeken per dag, tegen 250.000 stuks in het hoogseizoen.

Hoogbouw

In 1985 heeft het Centraal Boekhuis de distributie van Elsevier in Culemborg overgenomen. Daar hoorde ook het opslagcentrum bij, dat plaats bood aan 20.000 pallets. In eerste instantie is men begonnen om van daaruit met trucks bulkbestellingen op te halen. Deze pallets gingen de transportband op en passeerden de mensen van de orderpick-stations. Aan de hand van bestellijsten deponeerden zij de juiste aantallen boeken in bakjes. Die gingen vervolgens naar de inpakkers. Met het groeien van de stroom bleek dit handelingsintensieve systeem steeds moeilijker te handhaven.
Uit logistieke overwegingen ontstond de wens om opgehaalde orders meteen in dozen te pakken. Dit wordt de pick/packmethode genoemd.
Vanuit de door ingenieursbureau Groenewout in Breda ontworpen en in 1987 in gebruik genomen hoogbouw, die plaats biedt aan maximaal 24.000 pallets, heeft men dit weten te verwezenlijken. Ook de hoogbouw werkt met A-, B- en C-niveaus. Al naar gelang de ruimtebehoefte worden deze zones in horizontale en/of verticale richting uitgebreid; ze zijn dus behoorlijk flexibel. Meestal bevat de hoogbouw niet meer dan zo’n 20.000 pallets, aangezien het werken met de ABC-analyse anders onmogelijk wordt. Er zijn 23 lagen boven elkaar. Vier lagen bevatten pallets van maximaal 60 centimeter hoogte, de overige bieden ruimte aan pallets van ten hoogste 120 centimeter, inclusief de pallets zelf. Die moeten aan strenge normen voldoen. Als ze niet in perfecte staat verkeren, kunnen er ernstige mechanische en dataproblemen in de gangen ontstaan. Om dit te voorkomen werkt men met een profielcontrole.
Geerts: “Behalve de ABC-analyse en het pick/packing was er echter nog een derde logistieke eis: paperless orderpicking. Onze mensen in de hoogbouw krijgen nu via beeldschermen de informatie over wat zij met een titel moeten doen. Maar ze moeten – zonodig – tevens correcties in de voorraadadministratie aanbrengen, wanneer blijkt dat er een verschil bestaat tussen de informatie die de computer verstrekt en de ree”el aanwezige hoeveelheid titels.”
De software voor de besturing van dit magazijn is voor veertig procent door het Centraal Boekhuis ontwikkeld; bureau Groenewout nam de rest voor zijn rekening. Het Centraal Boekhuis werkt hier enerzijds op titelniveau en anderzijds op klantniveau. Bij het werken op titelniveau ontstaat op een gegeven ogenblik de situatie dat er meerdere titels op e’e’n uitgaande pallet worden gestapeld. Aan het eind van een algemene uitvoerbaan verschaffen beeldschermen de medewerkers informatie over de bestemmingen van deze titels. Deze worden dan gesorteerd en in dozen gepakt, die – voorzien van een automatisch uitgedraaid etiket – naar de Vervoerscentrale gaan. Voor het werken op titelniveau bestaat een goede reden: een titel uit de hoogbouw wordt namelijk meestal door meerdere klanten gevraagd. Door op titel te werken kan men dubbele handelingen voorkomen. “Deze titels komen allemaal op het pickstation terecht en daar mag niemand pallets afhalen. Daar staat bij ons de doodstraf op. Werk je evenwel op klantniveau, dan is zo’n pallet uitsluitend voor die bewuste klant bestemd,” zegt Geerts.

Herbevoorradingskaarten

Een andere stroom naar de Vervoerscentrale is afkomstig van het handmagazijn. Zoals gezegd bedienen de 24 kranen daar telkens acht klanten tegelijk. De kranen zetten de opgehaalde titels in hun grijze bakken bij de sorteertafels af, waar voor elke vier gangen per klant e’e’n rode bak-eenheid wordt geplaatst, tot een totaal van zes stuks – o’o’k wanneer er voor een of meer bakken geen bestellingen zijn. “Dit wordt gedaan om te voorkomen dat onze mensen telkens moeten controleren of er niet een bak vergeten is,” licht Geerts toe. De bestellingen worden aan de hand van lijsten uitgevoerd; hier vindt ook het door een tachtigtal boekhandels gevraagde insteken van herbevoorradingskaarten plaats. Zijn de orders afgewerkt, dan zetten de ‘instekers’ de rode bakken op de transportbanden en gaan ze naar de inpak-unit. Hier gaan de boeken in de dozen, waarbij de controle visueel plaatsvindt. De grijze bakken worden weer automatisch ingeslagen.
Deze procedure kost enorm veel tijd. Om die reden heeft het Centraal Boekhuis zeven jaar geleden een automatische sorteermachine aangekocht. Deze is door het Nederlandse bedrijf Promech BV uit Boesingheliede ingebouwd. De machine was indertijd alleen in Amerika in bedrijf te zien en oorspronkelijk voor de textielindustrie ontwikkeld. Ze werd speciaal voor het Centraal Boekhuis aangepast. De sorter kent een aantal langs een baan bewegende trays, die hun last per lokatie kunnen afwerpen. Hierdoor is het mogelijk om automatisch te sorteren. De boeken komen daarbij in bakken en nog niet meteen in dozen terecht. Van pick/pack is dus nog geen sprake. Identificatie van de boeken en de bestemmingen geschiedt met behulp van handmatig ingevoerde, optisch leesbare kaarten, waarop het orderverzamellijstnummer vermeld staat. Deze machine is goed voor 20.000 boeken per dag; storingen komen hooguit eens in de tien dagen voor. Hij wordt alleen gedurende de dag ingezet, maar wordt dan voor de volle honderd procent benut.
Sinds april van dit jaar heeft het Centraal Boekhuis een tweede, gelijksoortig, apparaat in gebruik. Deze PLC-gestuurde machine heeft niet alleen een veel grotere capaciteit – 6000 boeken per uur, ofwel het werk van veertien mensen – maar werkt bovendien volgens het pick/pack- principe. Het apparaat houdt daarbij rekening met de beschikbare ruimte per doos en de identificatie van zowel de titels als de lokaties geschiedt volautomatisch door middel van barcode-aflezing door een drievoudige, omni-directionele scanner. Deze werkmethode werd mogelijk doordat de uitgeverijen – mede onder druk van het Centraal Boekhuis – steeds meer op het gebruik van barcodes overgaan. De verkregen informatie wordt teruggekoppeld naar het mainframe. Een PC regelt de complete gang van zaken en dan in het bijzonder het per partij verwerken van de gegevens, die van het mainframe afkomstig zijn. Ondertussen is er voortdurend managementinformatie beschikbaar omtrent werksnelheid, tray- bezetting en algehele bezettingsgraad, lokaties et cetera. Hoofdzakelijk door softwarefouten doen zich hier iets vaker fouten voor dan bij de oude machine.
De technische mogelijkheden van de oude sorter worden volgend jaar op het niveau van de nieuwe gebracht. Als gevolg van de afwijkende formaten moeten de boeken nog wel met de hand in hun dozen worden rechtgelegd. Ook het insteken van de herbevoorradingskaarten kan voorlopig niet automatisch plaatsvinden, zodat het handmatig sorteren vooralsnog niet van de baan is. Wel loopt deze stroom binnen afzienbare tijd niet langer via de aparte sorteereenheid naar de inpakafdeling, maar kunnen de boeken – mits van titelkaart voorzien – meteen de doos in, zodat dan ook hier het pick/pack-principe gerealiseerd is.

Snellopers

Een apart fenomeen vormen de zogeheten snellopers en de aanbiedingsuitleveringen. Dit zijn aparte stromen. “Voor de supersnellopers en de aanbiedingen, waaronder nieuwe titels, gebruiken wij een pickdirector. Dit apparaat is afkomstig van de Amerikaanse firma Kingway. Het werkt met een aantal doorrolstellingen, waarin voor 350 titels plaats is.” Een beperkt aantal van deze plaatsen is voor hele pallets gereserveerd. Deze stellingen

an in secties achter elkaar, voorzien van digitale aanwijzingen. Wanneer hier boeken gevraagd worden, waarschuwt een lichtsignaal de betrokken werknemer dat er in een bepaalde sectie titels gevraagd worden. Bij de bewuste titel wordt, alweer digitaal, het gewenste aantal aangegeven. De boeken worden uitgenomen en in dozen met een klantnummer en een pakbon geplaatst, waarna deze naar de volgende sectie gaan.
De pickdirector kan maximaal 1500 bestelopdrachten bevatten. Geerts heeft er acht mensen voor beschikbaar. De computer bepaalt aan de hand van het aantal beschikbare manuren hoeveel stellingen voor een bepaald boek gereserveerd moeten worden om de opdrachten op tijd te kunnen afwerken. Deze gegevens kunnen voortdurend naar wens worden aangepast. “Ook hier passen we het principe van pick/pack en paperless orderpicking toe. Maar er is sprake van nog een ander logistiek principe: wij tellen de boeken niet, maar wegen ze met een tolerantie van honderd gram. Aan het einde van de lijn leest een weegtoestel de barcodes op de dozen, waarin het gewicht is verwerkt, en vergelijkt dit met de feitelijke situatie,” vertelt Geerts. Klopt er iets niet, dan gaat de betreffende doos naar een bypass en wordt aan de hand van beeldscherminformatie de inhoud gecontroleerd. “Op zo’n moment kan blijken dat de inhoud juist is, maar het gewicht van een bepaalde titel niet. Degene die de afwijking in de gegevens constateert, corrigeert deze dan voor de centrale computer” , aldus de Centraal Boekhuis- manager. De pickdirector loopt alleen overdag en wordt – volgens Geerts – voor vrijwel de volle honderd procent benut.
De aanbiedingen vormen een andere goederenstroom. Ook deze stroom maakt gebruik van de pickdirector, maar heeft slechts 150 lokaties tot zijn beschikking. Het gaat hier om nieuwe titels, waarvan de uitgevers willen dat ze separaat bij de boekhandel arriveren. De aanvoer, afhandeling en afvoer geschiedt op exact dezelfde wijze als bij de snellopers.
Weer een andere stroom is de zogeheten Bruna-A-stroom, voor de Bruna boekhandelsketen. Deze omvat een kleine 400 winkels. “Bruna koopt titels en het Centraal Boekhuis verdeelt deze. Ook hier bewijst de pick- director zijn onmisbare diensten, hoewel het aantal lokaties tot ongeveer veertig beperkt blijft.”
Als laatste is er de stroom titels met afwijkende formaten, die – evenals een zekere hoeveelheid, tamelijk diefstalgevoelige ‘stationary’ als Garfield-poppen en dergelijke, die bij het assortiment van Bruna horen – niet via de sorteermachines kan lopen. Hiervoor is een aparte afdeling met duizend lokatieplaatsen voorhanden.

Voortreffelijk

Het pickdirector-systeem werkt voortreffelijk; van aanloopmoeilijkheden was volgens Geerts geen sprake: “Dit apparaat was in Amerika al op vrij ruime schaal in gebruik en als gevolg daarvan waren de kinderziekten uit de software verdwenen. Het grote voordeel van het gebruik van beproefde standaard software wordt hier zeer duidelijk, zowel in technische als in economische zin. Veel mensen vergeten dat de tachtig procent van alles wat normaal en onmisbaar is om te kunnen werken, twintig procent van de automatiseringskosten voor zijn rekening neemt. De overige twintig procent, onmisbaar om alle uitzonderingen het hoofd te kunnen bieden, maken een systeem niet alleen kwetsbaar, maar slokken bovendien tachtig procent van het budget op.” Ter illustratie voert Geerts de problemen op, die het Centraal Boekhuis bij de hoogbouw had. “Hoofdzakelijk doordat er in die tijd in Nederland nauwelijks expertise op dit terrein bestond, zijn de software-problemen in dit magazijn echt afschuwelijk geweest, ook al heeft het boekenvak hier nooit iets van gemerkt.”
Ook de aansluiting op de logistiek loopt naar wens, ondanks een aantal beperkingen op dit gebied. Zo moeten de voorraden in het handmagazijn – het Centraal Boekhuis werkt met een veiligheidsbuffer van twintig dagen – ’s nachts worden aangevuld, in principe tussen 22.30 en uiterlijk 07.00 uur. De produktie begint echter al rond zessen, aangezien de Vervoerscentrale al vo’o’r 20.00 uur alle boeken ‘in huis’ wil hebben. “Deze mensen werken niet ’s nachts, waardoor ik een doorlooptijd van hooguit veertien uur tot mijn beschikking heb. Moet ik 80.000 boeken op een dag uitleveren, dan doen we dat fluitend. Maar zijn het er 180.000 – wat ook voorkomt – dan is er sprake van een probleem. Daarom laten wij de titels waar de minste vraag naar is als laatste uit het hoogbouwmagazijn komen. Zo is er nog wat extra speling. Maar zijn er door storingen een paar kranen uitgeschakeld, dan hangen we aan de hoogste boom. Dit is een specifiek nadeel van een computergestuurd systeem.” De kranen van het Centraal Boekhuis sporen in principe zelf de tekortkoming op; ze kennen dertig verschillende foutmeldingen.
Valt de fout niet binnen de beschikbare tijd te herstellen, dan worden de opdrachten van de bewuste kraan over de andere verdeeld. De pallets staan namelijk nooit slechts in e’e’n gang opgesteld: er is altijd een back up: “Dank zij dit soort voorzorgsmaatregelen gebeurt het vrijwel nooit dat we ’s morgens niet op tijd klaar zijn.”

U”NFELD