Regelmatig krijg ik de vraag wat er precies in het personeelsdossier van een werknemer moet/mag worden opgenomen. Hieronder het antwoord.

Voor een werkgever is het van belang om belangrijke gegevens over het personeel vast te leggen in een personeelsdossier. Een personeelsdossier heeft meerdere doelen:
Het is een naslagwerk voor P&O, HRM en directie: wat hebben we in het verleden afgesproken of hoe heeft mijn voorganger dit beoordeeld?
Het UWV, de Belastingdienst of de accountant heeft soms – al dan niet op basis van een wettelijke bevoegdheid – inzagerecht in het personeelsdossier.
Dossieropbouw voor een eventuele ontslagzaak.
 
Een goed personeelsdossier omvat de volgende gegevens:
 Sollicitatiebrief met CV;
 Kopieën van diploma’s van gevolgde opleidingen die relevant zijn voor de functie waarvoor de werknemer is aangenomen en kopieën van de certificaten van de verplichte opleidingen die de werknemer heeft gevolgd;
 Originele getekende arbeidsovereenkomst(en);
 Schriftelijke verklaring van de werknemer voor de ontvangst van het cao-boekje, arbeidsvoorwaardenregeling of huishoudelijk reglement;
 Kopie identiteitsbewijs van de werknemer;
 Loonheffingsverklaring;
 Verklaring omtrent gedrag (indien van toepassing);
 Alle gemaakte afspraken met de werknemer zoals de overeengekomen functie- en taakomschrijving of specifieke aanvullende arbeidsvoorwaarden, zoals pensioen, leaseauto, bonusregeling voor zover niet al opgenomen in de arbeidsovereenkomst;
 Verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken die door de werknemer voor akkoord of gezien zijn getekend;
 Officiële waarschuwing(sbrief) en gespreksverslagen naar aanleiding van een incident (indien van toepassing).

Bij het aanleggen en in stand houden van een personeelsdossier (analoog en digitaal) moeten de verplichtingen uit de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) in acht worden genomen. De Wet bescherming persoonsgegevens geeft de volgende voorwaarden voor het aanleggen van een personeelsdossier. Werkgevers:  
zijn verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van de gegevens in het personeelsdossier;
mogen niet meer gegevens in het personeelsdossier vastleggen dan nodig is, en de gegevens moeten ter zake doen;
moeten de werknemers informeren over waarom zij hun gegevens verzamelen;
moeten de persoonsgegevens beveiligen, zodat ze niet verloren raken of in verkeerde handen terechtkomen;
mogen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is;
moeten werknemers de mogelijkheid bieden hun gegevens in te zien – dit geldt in principe voor het gehele personeelsdossier – en eventueel te corrigeren.

Kortom, het antwoord is niet ingewikkeld, maar het is voor een werkgever wel goed om te weten wat de regels omtrent het aanleggen en in stand houden van een personeelsdossier zijn.

Laatst gewijzigd: