In deze wekelijkse rubriek geven kopstukken uit de sector commentaar op het nieuws. Deze week Arthur Lasschuyt, productmanager bij Descartes.

Tijdens de Maritieme Werkconferentie deze week sprak minister Schultz van Haegen in haar keynote over vooroplopen. In de energietransitie, maar ook op gebied van digitalisering. 'Van technische systemen die beter met elkaar communiceren tot een goede data-uitwisseling', aldus de minister. Op een aantal gebieden is digitalisering in de transportsector al gemeengoed, maar wat betreft de facturatie en de afhandeling van geschillen (disputes) kan er nog veel gewonnen worden. Pre-billing kan hierbij helpen.

De orderintake verloopt bij de meeste verladers al geautomatiseerd. Een order komt binnen via EDI of mail en afhankelijk van de aard van de opdracht zet een backoffice-systeem de order om tot een shipment. Vervolgens kan de verlader met een carrierselectie-systeem de beste vervoerder zoeken. Zodra de orders van een bepaalde periode of bestemming geconsolideerd zijn, kan de opdracht worden uitgevoerd en ontvangt de verlader een factuur, hetzij op papier of elektronisch.

Het handmatig controleren van deze facturen en het zorgen dat betalingen worden uitgevoerd is een tijdrovend proces. Terwijl de praktijk uitwijst dat 90 procent van de facturen correct is en kan worden betaald. Slechts in een tiende van de gevallen is er sprake van een geschil. Steeds meer bedrijven kiezen daarom voor het concept van pre-billing. Hiermee kan een aanzienlijk deel van het proces worden geautomatiseerd en zo tijd en geld besparen. 

Hoe dat eruitziet? Op het moment dat een verlader een boeking doet wordt het vrachttarief berekend. Voor iedere carrier stelt de verlader periodiek een pre-billingdocument op waarin de verzendingen inclusief de vrachttarieven en eventuele toeslagen benoemd zijn. Het aanmaken en verzenden van dit document kan vervolgens geautomatiseerd verlopen.  

Met software kunnen alle bedragen op de pre-billingdocumenten bij worden gehouden als gefactureerde bedragen. Zodra de carrier de pre-billingdocumenten ontvangen heeft stuurt hij een factuur voor dat gehele bedrag. Alle gefactureerde bedragen worden vervolgens gematcht met de berekende bedragen per verzending om te controleren of er niets incorrect is. 

Pre-billing zorgt er dus voor dat de gefactureerde bedragen kloppen met de overeengekomen vrachttarieven. Daardoor hoeft de verlader zich niet langer te focussen op de intensieve controle van elke factuur. Dat scheelt tijd en geld, maar betekent ook dat de betaling van diensten aan de carrier sneller kan verlopen. 

Om geschillen zoveel mogelijk te voorkomen kan ook een geautomatiseerd systeem voor geschillenmanagement in gebruik worden genomen. Daarbij stuurt de verlader een elektronische concept van pre-bill naar de carrier, die vervolgens binnen een afgesproken termijn eventuele opmerkingen kan aangeven. 

Geautomatiseerd geschillenmanagement is een relatief nieuw concept in de transportwereld, maar gecombineerd met pre-billing biedt het alle partijen in de vervoersketen de nodige voordelen voor procesoptimalisatie en efficiëntie. Het is wel van cruciaal belang dat een organisatie het contractmanagement goed op orde heeft. Alleen als alle tariefafspraken goed vastliggen en de data in de order op orde is, is het mogelijk om het proces van pre-billing en geschillenmanagement goed te beheren. Maar als dat het geval is, is er voor alle partijen in de keten een wereld te winnen. 

Laatst gewijzigd: 03 februari 2017 10:51